اوراق اداری

به مجموعه سربرگ ، کارت ویزیت و پاکت نامه گفته می شود . در کنار آنها ، مواردی همچون کاغـذ یادداشت ، فلش کارت ، کارت های اعتباری و پرسنلی ، لیبل وسایـل و... می توانند جایگاه داشته باشند .
سربرگ : برگه ای است که به طور معمول در قطعA    4 (7/29    ×    21سانتیمتر) ارائه می شود و برای انجام امور نامه نگاری ادارات و مؤسسات یا اشخاص حقیقی مورد استفاده قرار می گیرد . مواردی که امکان حضور در سربرگ را دارند ، عبارتند از : نشانه و عنوان ، نشانی ، عناوینی مانند «تاریخ ، شماره ، پیوست» که با توجه به فابل های آماده برای نامه نگاری های اداری ، برروی سربرگ چاپ نمی شوند وتنها فضای لازم برای چاپ آنها توسط چاپگرهای رومیزی در سربرگ پیش بینی می شود . همچنین عناصر بصری تزئینی دیگر. به طور معمول محل قرارگیری آرم و عنوان در بالای سربـرگ پیش بینی می شود ، این مورد به ویژه در سربرگ های ادارات دولتی به عنوان یک اصل رعـایت می شود . اگرچه در سایر موارد طراح می تواند با توجه به روحیه ومحدوده ی فعالیت سفارش دهنده، مکان مناسب برای قرار گرفتن آرم و عنوان را تعیین کند.

بدیهی است که محل قرارگیری آرم نباید لطمه ای به کاربری اصلی سربرگ (ضرورت نگارش متن بر روی آن ) وارد کند . قرار گرفتن نشانه و عنوان در سمت چپ یا راست (بالا) سربرگ بستگی به شکل و جهت نشانه دارد ، ولی به طور معمول در سربرگ های دولتی نشانه در سمت راست بالا قرار می گیرد تا امکان درج تاریخ و شماره نامه در سمت چپ بالا میسر باشد ، زیرا درج مـواد یاد شده در سمت چپ این امکان را فـراهم می کند تا پس از آرشیو و بایگانی نامه های وارده ، دستیابی به نامه های مورد نظر براساس شماره و تاریخ نامه (درهنگام ورق زدن پرونده بایگانی شده سریع تر انجام پذیرد.) ابعاد نشانه ، اگرچه متأثر از شکل گرافیک آن قابلیت کوچک و بزرگ شدن خواهد داشت ولی غالباً محدوده ای بین 5 تا 15 سانتیمتر مربع را به خود اختصاص می دهد .

اندازه قلم عنوان نیز بسته به کوتاه یا مفصل بودن آن بین 10 پوینت تا 14 تعریف و معمولاً با قلم ضخیم ارائه می شود. لازم به توضیح است در صورتی که عنوان طولانی باشد ، امکان شکستن آن به دو یا سه خط مقدور است و اغلب بخش اصلی عنوان را با قلم بزرگ تر از بخش های دیگر قید می کنند . عنوان بلافاصله در کنار آرم قرار می گیرد و برحسب شکل آرم و ضرورت های دیگر ، در پایین ، چپ و راست نشانه جای خواهد گرفت. اگرچه محل قرارگیری عنوان بسته به شکل کلی سربرگ قابل تعریف است اما قرارگیری عنوان در بالای نشانه ی فرضی دور از ذهن است . نوع قلمی که برای عنوان استفاده می شود باید با گرافیک آرم و محدوده فعالیت صاحب آن متناسب باشد . نشانی اغلب در سربرگ قید می شود . اندازه ی قلم نشانی نیز متأثر از کوتاه یا بلند بودن آن محدوده ای بین قلم 8 تا 12 پوینت نازک خواهد داشت ، اگرچه نوع فونت قلم انتخابی در اندازه ی قلم بسیار تعیین کننده است . همچنین نحوه چیدمان نوشتار نشانی نیز تحت تاثیر دیگر عوامل بصری ، می تواند چپ چین ، راست چین ، وسط چین و یا حتی چیدمانی نامنظم و ساختار شکن داشته باشند .

عناصری که در سربرگ قید می شوند از حاشیه های سربرگ فاصله خواهند داشت (این حاشیه ها از یک سانتیمتر کمتر نخواهند بود) . در طراحی گرافیکی سربرگ باید توجه داشت زمینه ی سربرگ حتی الامکان فاقد رنگ باشد ، زیرا در صورت عدم رعایت این امر ، در هنگام کپی گرفتن یا ارسال سربرگ بوسیله فکس ، زمینه ی نسخه ی تکثیر شده ، تیره و فاقد کیفیت و کاربرد خواهد بود . همچنین گرافیک اجرا شده برای سربرگ باید به گونه ای باشد تا مشکلی برای نگارش متن و خواندن آن ایجاد نکند . نهایتاً بسته به موضوع و محدوده فعالیت و همچنین نظر سفارش دهنده ، محدودیت های ذکر شده امکان کمرنگ شدن دارند و طراحی سربرگ هایی با اقطع های متفاوت و گرافیک متنوع امکان پذیر خواهد بود.

قطع A    5 (8/14 ×21 سانتیمتر) پس از قطع A4 در اولویت طراحی قرار دارد . معمولاً این قطع برای مکاتبات داخلی و یا متن های کوتاه مورد استفاده قرار می گیرد . باید توجه داشت اگرچه ابعاد سربرگ های A5 نصف سربرگ های A4 است اما نباید عناصر بصری را نیز به همین نسبت کوچک کرد ، بلکه باید دقیقاً و مجدداً انتخاب قلم نوشتار و ابعاد عناصری بصری انجام پذیرد . نحوه گرافیک سربرگ در قطع های گوناگون ، معمولاً یکسان است و تفاوت فاحشی با یکدیگر ندارد.

کارت ویزیت : کارتی در ابعاد استاندارد 5×9 سانتیمتر است که بر روی مقوا با گراماژ گوناگون ارائه می شود.

 کارت ویزیت در حقیقت نخستین مانور تبلیغاتی برای یک موضوع است. (به ویژه برای اشخاص حقیقی ) عناصر بصری که به طور معمول در کارت ویزیت قابلیت حضور ندارند عبارتند از : نشانه و عنوان ، مختصری از محدوده فعالیت و نشانی . افقی یا عمودی بودن کارت ویزین بستگی به چونگی تصاویر ونوشتار آن دارد . در طراحی گرافیک کارت باید محدوده ای خالی از عناصر نوشتاری و تصویری پیش بینی شود تا گرفتن کارت از آن قسمت انجام گیرد.

  اندازه قلم ها در کارت ویزیت غالباً از 12 پوینت بیشتر نخواهد بود . همچنین تنوع استفاده از فونت های گوناگون به نسبت سربرگ متداول تر خواهد بود ، اگرچه باید توجه داشت این تنوع استفاده ، نباید بیش از 2 تا3 فونت باشد ، ضمن آنکه تمامی آنها نیز باید با یکدیگر مشابهت بصری داشته باشند . استفاده از عکس های با جزئیات ، به دلیل عدم امکان بزرگ نمایی آنها ، کمتر توصیه می شود . کارت ویزیت نیز متناسب با محدوده فعالیت موضوع ونظر سفارش دهنده قابلیت حرکات فانتزی را خواهد داشت (به استثنای ادارات دولتی ).

اگرچه ابعاد کارت ویزیت بیشتر به صورت استاندارد استفاده می شود ولی در صورتی که کارت به صورت عمودی طراحی شود ، کاستن از پهنای کارت (2 تا 4 میلیمتر) سبب زیباتر شدن قطع خواهد شد .
تـوجه به تـراز کردن انتها و ابتدا خطـوط ونوشتار با یکـدیگر و با تصـاویر و فـرم ها می تواند گرافیک کارت را قوام بخشد و بر زیبایی چیدمان بیفزاید.

پاکت نامه : ابعاد پاکت نامه معمولاً متناسب با ابعاد سربرگ (A4) تعیین می شود . بهتر است ابعاد پاکت مورد نظر در حالت بسته شده ، یک سوم ابعاد سربرگ به اضافه‌ی شش میلیمتر (پهنا و بلندا) باشد .
در تصویر صفحه روبرو ابعاد یک پاکت نامه متناسب با ابعاد سربرگ مشخص شده است.

پاکت نامه نیز دارای نشانه و عنوان است و درج نشانی بر روی آن الزامی است . محل قرارگیری نشانه و عنوان معمولاً در نیمه ی سمت چپ و بالاست. نشانی نیز قاعدتاً در پایین سمت چپ قید می شود . چیدمان عناصر موجود در پاکت نامه بیشتر در حالت افقی انجام می گیرد.

آنچه باید مورد توجه باشد ، خالی نگهداشتن نیمه ی بالا ئ سمت راست پاکت جهت الصاق تمبر و انجام عملیات پستی است (در صورتی که هزینه پست پیشاپیش محاسبه شده باشد ، استفاده از این بخش ، عدم درج اطلاعات نوشتاری و تصاویری نظیر ارم است و استفاده از خطوط و فرم های تزئینی امکان پذیر خواهد بود ، اگرچه همین موارد نیز بایستی با احتیاط انجام شود چرا که نصب تمبر و مهرهای پستی اثرگذاری خود را خواهند داشت.

نکته ی پر اهمیت در طراحی سِت اوراق اداری ، ضرورت هماهنگی بصری در تمامی محصولات آن است . به عبارت دیگر یک هویت مشخص باید در میان سربرگ ، کارت ویزیت ، پاکت نامه ، کارت پرسنلی و... موجود باشد.

این هویت بصری مشترک می تواند از طریق ارائه ی عناصر بصری تزئینی مشترک و یا با نحوه رنگ پردازی و چیدمان مشابه و... ایجاد شود.

به طور معمول نقطه شروع طراحی اوراق اداری از سربرگ با کارت ویزیت است و سپس براساس الگوی اولیه ، موارد بعدی شکل خواهند گرفت ، ضمن آنکه در هر مرحله امکان بازنگری و تغییر بر روی موارد انجام شده پیشین محتمل است.